Whistleblowing in Outsourcing

Il D.lgs. 24/2023, nel recepire la Direttiva Whistleblowing, obbliga enti pubblici e società private a dotarsi di un sistema di segnalazione di eventuali violazioni connesse al lavoro, che garantisca al segnalante riservatezza e tutela da atti ritorsivi.

Le violazioni che possono essere segnalate consistono ad es. in:

• illeciti amministrativi contabili, civili o penali in ambito nazionale ed europeo;
• condotte illecite ai sensi del D.lgs. n. 231/2001 o violazioni di modelli organizzativi

· Enti pubblici e società in house

• amministrazioni pubbliche; autorità amministrative indipendenti di garanzia, vigilanza o regolazione
• enti pubblici economici; organismi di diritto pubblico; concessionari di pubblico servizio;
• società a controllo pubblico; società in house (anche se quotate)

· Grandi imprese private (250+ lavoratori)

• società private che hanno impiegato, nell’ultimo anno, una media di almeno 250 lavoratori con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato

· PMI (50+ lavoratori oppure con MOG ex d.lgs. 231/2001 anche se meno di 50 lavoratori oppure settori particolari)

• società che hanno impiegato, nell’ultimo anno, la media di almeno 50 lavoratori con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato
• società che rientrano nell’ambito di applicazione del D.lgs. 231/2001 e che hanno adottato un modello organizzativo, a prescindere dal numero dei dipendenti impiegati e dal settore di appartenenza
• società che, a prescindere dal numero dei lavoratori impiegati, rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’UE di cui alle parti I.b e II dell’Allegato: servizi, prodotti e mercati finanziari; prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente.

• Enti pubblici e società in house: dal 15/07/2023
• Grandi imprese private: dal 15/07/2023
• PMI: dal 17/12/2023

Il Decreto Whistleblowing n. 24/2023 attribuisce il potere sanzionatorio all’Autorità Nazionale Anti Corruzione (ANAC). ANAC può applicare le seguenti sanzioni economiche per mancato adeguamento e mancata gestione delle segnalazioni:

• da 10.000 a 50.000 euro se non sono stati istituiti i canali di segnalazione; responsabile è considerato l’organo di indirizzo (gli amministratori della società)
• da 10.000 a 50.000 euro se non sono state adottate procedure per l’effettuazione e la gestione delle segnalazioni oppure se l’adozione delle procedure non è conforme al Decreto Whistleblowing; responsabile è considerato l’organo di indirizzo (gli amministratori della società)
• da 10.000 a 50.000 euro se non è stata svolta l’attività di verifica e analisi delle segnalazioni ricevute; responsabile è considerato il gestore delle segnalazioni

La norma prevede che i soggetti obbligati devono dotarsi di procedure specifiche e devono attivare un canale di segnalazione interno crittografato, che consenta di fare segnalazioni anche in forma anonima e garantisca la riservatezza delle persone coinvolte.

Inoltre la norma prevede dei precisi adempimenti nella gestione di questo canale, che possono essere anche appaltati a un soggetto esterno.

L’analisi delle segnalazioni ricevute tramite il canale interno è un’attività complessa dal punto di vista tecnico-giuridico, perché gli illeciti segnalabili sono moltissimi e le segnalazioni potrebbero essere formulate in modo non lineare o non specifico.

Così un operatore interno all’azienda, che non abbia una consolidata preparazione giuridica in materia di illeciti penali, civili e amministrativi, potrebbe impiegare molto tempo per capire quale illecito sia stato segnalato o raggiungere delle conclusioni non corrette. In entrambi i casi questo generebbe un danno per l’azienda.

Lo stesso può dirsi per le altre materie giuridiche coinvolte nell’attività di gestione del canale interno per il whistleblowing, come la compliance al GDPR (privacy) e il rispetto della normativa concernente i modelli organizzativi 231.

Dunque l’esternalizzazione alleggerisce il carico di lavoro all’interno dell’azienda, permettendo un più proficuo impiego delle risorse umane disponibili.

Inoltre l’esternalizzazione allontana il rischio di conflitti di interesse, perché attribuisce la gestione delle segnalazioni a un soggetto terzo e imparziale rispetto ai componenti dell’azienda.

Whistleblowing in outsourcing dà all’azienda questi vantaggi:

• l’analisi e la gestione delle segnalazioni saranno svolte da professionisti specializzati e già ampiamente qualificati sul Decreto Whistleblowing, sui tanti possibili illeciti connessi, sul GDPR e sulle norme relative al decreto 231/2001
• riduce il carico di lavoro interno ed evita spreco di tempo e di denaro
• fornisce un sistema già organizzato, in cui tutte le segnalazioni sono tracciate, analizzate, riassunte e conservate da un soggetto imparziale
• evita il rischio di conflitti di interesse, che si può verificare se l’incaricato aziendale è il soggetto segnalato oppure se è una persona vicina al soggetto segnalato
• evita il rischio di sanzioni per la mancata verifica e analisi delle segnalazioni